Las Compañías hoy en día necesitan que las actividades de Recursos Humanos sean verdaderamente eficientes, para lo cual es necesario que se consideren las necesidades y objetivos del personal, como también asegurar que concuerden con los objetivos corporativos, y para esto se requiere "EVALUAR".
Precisamente eso es lo que se pretende con una Auditoría de Recursos Humanos, pues ya que a partir de ella se pueden evaluar, tanto las actividades de administración de personal como su alineación estratégica con los objetivos empresariales, además de conocer su estatus y mejorarlo si es necesario.
Las problemáticas
pueden ser más amplias de lo que se puede imaginar y no sólo involucrar al
departamento de recursos humanos, por lo que será necesario considerar
los siguientes aspectos:
- Manejo de los procedimientos de personal por parte de jefes inmediatos o directivos.
- El efecto que estos procedimientos tienen sobre sus trabajadores.
- Conocer el trabajo del departamento de recursos humanos y cómo se familiarizan con la estrategia organizacional.
- El grado de aceptación y adherencia del personal a las políticas de recursos humanos en relación con los planes estratégicos de su empresa.
- El modo en que se relacionan con la sociedad en general las estrategias corporativas y las decisiones que se toman a nivel de la cúpula organizacional, ya que afectan de manera directa al departamento de personal.
Se debe empezar por
definir los procesos que cubrirá la auditoría, los más comunes son:
los sistemas de información en la administración del personal;
la planeación de recursos humanos, incluyendo tablas de reemplazo y planes
de carrera; análisis y descripción de puestos; reclutamiento y selección;
capacitación, actualización y profesionalización del personal; evaluación del
desempeño y clima laboral; relaciones laborales y auditorías específicas de
personal.
Para definir el tipo
de auditoría idónea para la evaluación de las actividades
de recursos humanos de la empresa, se debe identificar cuál será la fuente de
información y cuáles las técnicas de investigación y recopilación.
A continuación algunos Tipos de Auditoría más comunes:
- La que se ejecuta con enfoque corporativo; que se establece mediante un comité o grupo de trabajo que realizará la auditoría y comparará los procesos con otros de otro departamento, división o empresa, a fin de definir las áreas de desempeño débiles.
- La que realiza un consultor externo; donde el comité o grupo de trabajo se basa en el diagnóstico o resultados publicados por un experto externo; o un grupo de expertos, con respecto a los parámetros de la industria con los que su empresa puede compararse.
- La que se realiza con enfoque estadístico; cuando el comité o grupo de trabajo emite estándares estadísticos a partir de los registros existentes (históricos), mediante los cuales evalúa los procesos y programas.
- La que se efectúa con un enfoque retrospectivo de logros; cuya técnica determina el grado de cumplimento que se tiene en relación con las leyes y disposiciones internas.
- La que se lleva a cabo con un enfoque por objetivos; en la que el comité evalúa mediante la comparación de resultados y los logros esperados, para detectar las áreas o procesos que requieren una concentración mayor de esfuerzos.
Como se puede
observar, es posible emplear uno o más tipos de auditoría para generar un informe
según los procesos que se evaluarán y se puede recopilar la información a
través de diversas herramientas que se elegirán de acuerdo con
el tipo de auditoría que se seleccione, por ejemplo
- Las entrevistas directas con el personal resultan ser una herramienta con la que se pueden identificar áreas de oportunidad a partir de los comentarios que se reciban.
- Otras herramientas son: los sondeos de opinión que ofrecen respuestas directas con la contestación de un cuestionario aplicado al personal del departamento; el análisis histórico, que permite adquirir información esencial sobre la administración de los recursos humanos anteriores a la actual;
- La técnica de comparación externa, que permite hacer símiles con otras organizaciones o divisiones de la empresa o con información externa de organizaciones industriales o profesionales;
- La investigación, en la que se compara un grupo experimental con otro de control dentro del departamento de recursos humanos, ésta última no es del agrado de los directivos por la actitud de rechazo que pudiera darse entre colaboradores al ser juzgado por otro.
Por último, se
presenta algunas Recomendaciones para la elaboración del Informe de
Auditoría, el cual deberá incluir tanto juicios positivos sobre los logros
alcanzados, como las recomendaciones para poner en práctica medidas
correctivas. Además, proporciona otros beneficios como:
- Actitudes de los directivos y el personal en general con respecto al departamento y los servicios que presta.
- Verificación de los objetivos y planes de cada departamento y áreas de oportunidad.
- Recomendaciones específicas sobre los cambios necesarios y una escala de prioridades para la toma de decisiones.
La Auditoría de
Recursos Humanos integra finalmente una perspectiva global del desempeño
de las actividades del departamento y de las dificultades existentes, a
fin de contribuir de manera eficiente a la misión de la empresa.
Resumiendo, permitirá:
Así, con la información obtenida de las
auditorías, es posible diseñar un plan de acción efectivo para
un nuevo periodo de trabajo que se podrá evaluar una vez más en la
siguiente auditoría de Recursos Humanos que se decida aplicar.
